Análise, organização e informatização dos dados
- Análise prévia da situação e necessidades
- Organização da documentação
- Informatização dos dados
Digitalização e tratamento de imagens
Dispomos de equipamentos de digitalização profissionais, com altas capacidades de digitalização e reconhecimento de dados (OCR), destacando-se de entre as suas funções:
- Reconhecimento de códigos de barras, códigos 2D, códigos Patch.
- Deteção de alimentação dupla ultrassónica.
- Correção da cor 3D, correção de sombras, contraste e brilho.
- Prevenção da deslocação.
- Eliminação de orifícios.
Os documentos digitalizados são carregados automaticamente e de forma ordenada no nosso software documental na nuvem, onde se identificam os campos de procura solicitados pelo cliente.
A partir deste momento, o cliente tem acesso online aos seus dados, podendo consultá-los com toda a visibilidade ou descarregá-los. Para tal, configuramos previamente, sem custo adicional, uma VPN que garante o rastreio dos dados e o acesso a estes por pessoal autorizado pelo cliente.
Custódia segura e arquivamento
A ITZA98 conta com instalações próprias com capacidade para o armazenamento de mais de 50.000 contentores, dotadas de tecnologia e medidas de segurança de vanguarda para darem a maior segurança aos documentos guardados.
Guardamos a documentação dos nossos clientes de forma segura. Para tal, a documentação passa por vários processos prévios:
- 1. Recolha, trespasse para os nossos contentores e transferência da documentação para os nossos centros de armazenamento.
- 2. Codificação dos contentores e criação de base de dados.
- 3. Colocação dos contentores na localização estabelecida no nosso armazém documental.
A pedido do cliente, os contentores podem ser lacrados para que o acesso aos mesmos só seja possível através de uma palavra-passe ou código.
As nossas instalações para arquivamento e custódia de documentos têm as seguintes medidas de segurança:
- Sistema de acesso biométrico.
- CCTV com gravação vídeo em Cloud.
- Sistema de alarme de intrusão ligado a uma central recetora.
- Sistema de prevenção de incêndios ligado a uma central recetora.
- Medidas de controlo de temperatura e humidade.
- Sistema de controlo de pragas.
- Sistema de arquivamento mediante estruturas de aço e estantes de prateleiras com corredores elevados.
Os clientes podem dispor da informação guardada, através de:
- Serviço de correio rápido para o envio do documento original num espaço de tempo não superior a 24 horas.
- Digitalização da documentação e consulta através do nosso serviço Cloud.
- Digitalização da documentação e envio por e-mail.
Destruição certificada e pegada de carbono
A ITZA98 está certificada para a destruição segura de documentos, efetuando o processo de destruição em conformidade com a norma espanhola UNE – EN15713 e a norma europeia DIN 66399 nível P5.
Estamos certificados para a destruição de:
Documentação Confidencial
Identificadores e passes de segurança
CD e DVD
Projetos de Crédito
Radiografias de médicos
Cartões corporativos
O cumprimento destas normas oferece ao cliente as garantias seguintes:
- Controlo da cadeia de custódia desde a recolha até à destruição
- Certificado de destruição
- Sistema de destruição certificado
- Pegada de carbono
Controlo da cadeia de custódia desde a recolha até à destruição
- A documentação é recolhida por pessoal qualificado e identificado.
- A documentação é depositada em contentores de segurança, identificados e lacrados.
- O transporte dos contentores é efetuado com veículos próprios, localizados continuamente por GPS e protegidos com fecho de segurança.
- Centro de destruição protegido com sistemas de CCTV, acesso controlado e sistema contra incêndios.
Certificado de destruição
- A ITZA98 emitirá um certificado de destruição da documentação, identificando os dados do cliente, Id do(s) contentor(es) e quilos de documentos destruídos.
Sistema de destruição certificado
- Equipamentos de destruição de documentos mediante trituração e prensagem do papel, com capacidade de 24h de funcionamento em contínuo.
Cumprem a norma DIN 66399, certificando um nível de segurança P5. Área de superfície máxima de partículas de corte transversal 30 mm² com uma largura máxima de tira de 2 mm=2×15 mm – adequado para dados que contêm informação confidencial de importância fundamental para uma pessoa, empresa ou instituição, como patentes, documentos de construção, documentos estratégicos, análise da concorrência e documentação do processo.
Pegada de carbono
- A ITZA98 gerirá a reciclagem do papel destruído através de um gestor de resíduos autorizado. Com este processo emitir-se-á um certificado de redução de pegada de carbono a favor do cliente
A reciclagem de 20kg de papel equivale à redução da pegada de carbono em 1,4 kg de CO2. Isto é equivalente à condução de um carro de gasolina por aproximadamente 48 quilómetros.
